CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Alcance. La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (En adelante PTDP) es aplicable a los datos personales objeto de Tratamiento por PROSECONSEL S.A.S, Empresa que realiza exámenes de poligrafía, consultorías en seguridad, procesos de selección de personal, capacitaciones en todas las áreas de seguridad, de investigación criminal, criminalística, criminología y victimología a nivel nacional e internacional, venta de productos de seguridad e importaciones en equipos de seguridad, identificada con NIT 900.139.882-2, domiciliada en Bogotá, ubicada en la Carrera 29A Nº 74 - 70, con correo electrónico: gerenciageneral@proseconsel.co, celulares de contacto 3105175187, 3125836722 y teléfonos: 7498335 - 7021785.

Artículo 2. Definiciones. En virtud a las disposiciones normativas vigentes sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones:

a)    Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b)    Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por PROSECONSEL S.A.S., (cuando actúe en calidad de Responsable), dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

c)    Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

d)    Cliente: Persona natural o jurídica que encarga a PROSECONSEL S.A.S, la elaboración de exámenes poligráficos, pruebas psicotécnicas, visitas domiciliarias, estudios de seguridad, análisis de referencias y capacitaciones.

e)    Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

f)     Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

g)    Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público, y su acta de defunción. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

h)    Dato semiprivado: Son aquellos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y que, por ende, su conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general. 

i)     Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

j)     Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

k)    Evaluados: Personas a quienes, por encargo de un Tercero (Cliente), se le realizan exámenes poligráficos, pruebas psicotécnicas, visitas domiciliarias, estudios de seguridad, análisis de referencias y capacitaciones.

l)     Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de datos.

m)  Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

n)    Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

 

Artículo 3. PROSECONSEL S.A.S., como Responsable del Tratamiento. PROSECONSEL S.A.S., es Responsable del Tratamiento de Datos Personales cuando por sí misma decida sobre las bases de datos y el Tratamiento de los datos contenidos en ellas, como en el caso de los datos correspondientes a empleados, contratistas, clientes, proveedores, asistentes capacitación y visitantes de PROSECONSEL S.A.S.

En este caso, PROSECONSEL S.A.S., está en la obligación de obtener la autorización de parte del Titular para el Tratamiento de sus datos personales y de las demás obligaciones que en tal calidad les asigne la Ley.

Artículo 4. PROSECONSEL S.A.S., como Encargado del Tratamiento. PROSECONSEL S.A.S., es Encargado cuando haga Tratamiento de Datos Personales de los Evaluados por cuenta de terceros (Clientes),  en este caso, los datos obtenidos mediante la práctica de los exámenes y estudios que se ofrecen tales como exámenes poligráficos, pruebas psicotécnicas, visitas domiciliarias, estudios de seguridad, análisis de referencias y capacitaciones, así como también cuando evalúa y analiza la información recogida por terceros (Clientes) para realizar consultorías relacionadas con temas de seguridad y en materia judicial, en las que se verifican entre otros aspectos, los datos contenidos en hojas de vida, títulos académicos, referencias personales, empleos anteriores; antecedentes judiciales, fiscales y disciplinarios.

En este caso, será el Responsable del Tratamiento quien deberá obtener las respectivas autorizaciones de Tratamiento, sin perjuicio de las obligaciones que, en su calidad de Encargado, la Ley le asigne a PROSECONSEL S.A.S.

Artículo 5. Principios. La PTDP de PROSECONSEL S.A.S, se rige por los siguientes principios generales:

a)    Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales realizados por PROSECONSEL S.A.S., se sujetará a las disposiciones normativas vigentes sobre la materia.

 

b)    Principio de finalidad: El Tratamiento de datos personales realizado por PROSECONSEL S.A.S., obedecerá a una finalidad legítima acorde a la Constitución y a la Ley. La finalidad del Tratamiento debe ser informada al Titular a través del Aviso de Privacidad.

 

c)    Principio de libertad: El Tratamiento de datos personales que realice PROSECONSEL S.A.S., sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

 

Parágrafo videovigilancia: En el caso de la utilización de sistemas de videovigilancia se adecuarán los mecanismos necesarios para informar a los titulares la existencia de dichos mecanismos entendiéndose que la permanencia del Titular en las áreas videovigiladas es una muestra inequívoca de consentimiento.

 

d)    Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento por parte de PROSECONSEL S.A.S., deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. PROSECONSEL S.A.S., tiene prohibido el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

 

e)    Principio de transparencia: En el Tratamiento de datos personales PROSECONSEL S.A.S., deberá garantizar el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información sobre la existencia de los datos que le conciernen.

 

f)     Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento realizado por PROSECONSEL S.A.S., se sujetará a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones normativas aplicables. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por las personas autorizadas por el Titular y/o aquellas autorizadas por la Ley.

Los datos personales a cargo de PROSECONSEL S.A.S., (salvo información pública), no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

g)    Principio de seguridad: La información Tratada por PROSECONSEL S.A.S., se manejará de acuerdo con las medidas técnicas, humanas, administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

h)    Principio de confidencialidad: PROSECONSEL S.A.S., deberá garantizar que las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, guardarán la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades.

 

CAPÍTULO II

DERECHOS DE LOS TITULARES Y AUTORIZACIÓN

Artículo 6. Derechos de los Titulares. Los Titulares de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de PROSECONSEL S.A.S., en calidad de Responsable, tienen los siguientes derechos:

a)    Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

b)    Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo en los casos señalados en el artículo 7 de la presente Política.

c)    Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d)    Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

e)    En caso de ser estrictamente necesario, solicitar en forma gratuita, los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

Artículo 7. Autorización del Titular para el Tratamiento de los Datos. Para el Tratamiento de los datos personales, PROSECONSEL S.A.S., requerirá la autorización previa e informada del Titular, para lo cual establecerá mecanismos que garanticen su consulta posterior. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

PROSECONSEL S.A.S., no requerirá Autorización del Titular para el Tratamiento de sus datos personales cuando se trate de:

a)    Datos de naturaleza pública.

b)    Casos de urgencia médica o sanitaria.

c)    Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

d)    Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

 

Artículo 8. Inaplicabilidad respecto de resultados y análisis de Exámenes. Lo anterior no aplica para los resultados o los análisis elaborados por PROSECONSEL S.A.S., en virtud de exámenes poligráficos, pruebas psicotécnicas, visitas domiciliarias, estudios de seguridad o análisis de referencias. Dichos resultados y análisis son Reservados, se encuentran protegidos por el derecho de autor, son confidenciales y sólo pueden ser develados si media autorización del Cliente o por orden de autoridad competente.

 

CAPÍTULO III

TRATAMIENTOS Y FINALIDADES

Artículo 9. Tratamientos: Los datos personales que PROSECONSEL S.A.S., trate, en calidad de Responsable, serán recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y en general gestionados de acuerdo y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada Tratamiento.

Artículo 10. Finalidades. Los datos que sean tratados por PROSECONSEL S.A.S., en calidad de Responsable, tendrá las siguientes finalidades, según el tipo de Titular:

Artículo 11. Colaboradores (Empleados o Contratistas): Ubicación, contacto, comunicación, registro, acreditación, organización, actualización, aseguramiento, investigación, capacitación, auditoría, estadística, defensa jurídica, control de horario, formación de personal, gestión de nómina, gestión de personal, gestión de trabajo temporal, prestaciones sociales, prevención de riesgos laborales, gestión administrativa, gestión de cobros y pagos.

 

Artículo 12. Visitantes: Ubicación, contacto, registro de datos,  estadística, actualización, comunicación, verificación.

 

Artículo 13. Proveedores: Ubicación, contacto, comunicación, registro, acreditación, organización, actualización, investigación, auditoría, estadística, defensa jurídica, gestión de cobros y pagos.

 

Artículo 14. Clientes: Ubicación, contacto, comunicación, registro, acreditación, organización, actualización, investigación, capacitación, auditoría, estadística, defensa jurídica, gestión administrativa, gestión de cobros.

 

Artículo 15. Asistentes capacitación: Ubicación, contacto, registro de datos, capacitación, estadística, actualización, comunicación, verificación, gestión de cobros.

 

Artículo 16. Frente a los terceros objeto de Videovigilancia. La finalidad que se busca al tratar los datos recogidos mediante Videovigilancia es mantener la seguridad de los colaboradores, visitantes, clientes, proveedores, asistentes capacitación, evaluados, bienes e instalaciones de la empresa. 

 

Artículo 17. Cuando PROSECONSEL S.A.S., actúe como Encargado del Tratamiento, tratará los datos conforme a las finalidades que el Titular hubiere autorizado al Responsable del Tratamiento.

CAPÍTULO IV

PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

Artículo 18. Procedimientos: Los Titulares podrán ejercer ante PROSECONSEL S.A.S., los derechos descritos en el CAPÍTULO II DERECHOS DE LOS TITULARES Y AUTORIZACIÓN, a través de tres procedimientos:

  1. Procedimiento de consulta.
  2. Procedimiento de reclamo para la actualización, rectificación o supresión de datos personales.
  3. Procedimiento para revocar la autorización de Tratamiento de Datos.

 

Artículo 19. Área Responsable. El área de Atención al usuario, o quien haga sus veces, es la encargada de tramitar los procedimientos señalados en precedencia.

Artículo 20. Canal de Atención. El canal de atención de los procedimientos señalados en el artículo 18 es el correo electrónico gerenciageneral@proseconsel.co del área responsable o el de quien haga sus veces, en Bogotá en la Carrera 29A Nº 74 - 70, o a los teléfonos 7498335 y 7021785.

Artículo 21. Legitimación. Están legitimados para activar los procedimientos señalados en el artículo 18, las siguientes personas:

a)    El Titular, quien deberá acreditar su identidad adjuntando una copia de su cédula de ciudadanía.

b)    Los herederos o causahabientes del Titular, en caso que éste hubiere muerto. En tal caso el solicitante debe acreditar su calidad.

c)    El representante y/o apoderado del Titular, quien deberá adjuntar el poder o documento que lo acredita como tal.

d)    La persona que hubiere sido autorizado por el Titular, caso en el cual debe anexar el documento mediante el cual recibió dicha autorización.

e)    Los representantes legales de menores de edad, caso en el cual deben anexar el registro civil de nacimiento o el documento que los acredita como representantes del menor.

 

Sección 1

Procedimiento de Consulta

Artículo 22. Objeto del procedimiento de consulta. Este procedimiento tiene como objeto que el Titular consulte si sus datos personales están siendo objeto de Tratamiento por parte de PROSECONSEL S.A.S., el tipo de datos y la finalidad de su Tratamiento.

Artículo 23. Término de respuesta. Se dará respuesta a la consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la cual se recibió la solicitud. Si no es posible resolver la consulta en el término mencionado, el área responsable informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, exponiendo los motivos de la demora e indicará la fecha en la cual se atenderá la consulta, la cual no podrá ser superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Sección 2

Procedimiento de reclamo para la actualización, rectificación o supresión de datos personales

Artículo 24. Objeto del Procedimiento de reclamo para la actualización, rectificación o supresión de datos personales. Este procedimiento tiene como objeto que el Titular pueda reclamar la actualización, rectificación o supresión de sus datos personales almacenados en las bases de datos de PROSECONSEL S.A.S.

Artículo 25. Requisitos de la solicitud. El reclamo deberá estar acompañado de la siguiente información:

a)    Identificación y domicilio del Titular.

b)    Identificación clara de los datos sobre los que recae el reclamo.

c)    Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.

d)    Dirección o correo electrónico del reclamante.

e)    Documentos que se quieran hacer valer como pruebas de la reclamación.

 

Cuando el reclamo éste incompleto se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que allegue la información faltante. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, y el solicitante no presenta la información requerida, se entiende desistido el reclamo.

Si se recibe un reclamo y no se es competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en el transcurso máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Artículo 26 Reclamo en Trámite. Cuando el reclamo se encuentre completo, se insertará la expresión "reclamo en trámite" en la base de datos donde se encuentren los datos objeto de reclamo. Adicionalmente se indicará el motivo del reclamo. Dicha inclusión deberá realizarse en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La expresión deberá permanecer hasta la resolución del reclamo. 

Artículo 27. Procedencia de la supresión de datos. La procedencia de la reclamación para supresión de datos personales regulada en esta Sección, supone que PROSECONSEL S.A.S., está haciendo Tratamiento de datos sin autorización de su Titular. En caso que PROSECONSEL S.A.S., cuente con la autorización para hacer el Tratamiento de datos, o que la autorización se hubiese otorgado a un tercero (Cliente) que actúa como Responsable del Tratamiento, el Titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización, tal como se señala en la siguiente sección.

Artículo 28. Término de respuesta. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En el caso donde no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, PROSECONSEL S.A.S., informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Sección 3

Procedimiento para revocar la autorización de Tratamiento de Datos

 

Artículo 29. Objeto del procedimiento de revocatoria de autorización de Tratamiento de Datos. Este procedimiento tiene como objeto que el Titular solicite revocar la autorización previamente dada a PROSECONSEL S.A.S., cuando éste actúe en calidad de Responsable del Tratamiento.

La revocatoria podrá ser total o parcial. En este último caso, podrá ejercerse para determinada finalidad del Tratamiento o formas del Tratamiento. Para lo anterior, la solicitud deberá indicar de manera clara para qué Tratamiento o finalidad se desea revocar la autorización.

Parágrafo. Cuando la autorización hubiese sido otorgada a un tercero (Cliente) que actúa como Responsable y donde PROSECONSEL S.A.S., apenas sea Encargado del Tratamiento, se le trasladará la solicitud de revocatoria al Responsable y así se le informará al Titular.

Artículo 30. Aplicación analógica. Al Procedimiento para revocar la autorización de Tratamiento de Datos, le son aplicables, por analogía, los artículos 24 al 28 de la presente Política.

 

Artículo 31. Inaplicabilidad respecto de resultados y análisis de Exámenes. Los procedimientos señalados en precedencia solo aplican respecto de los derechos en materia de datos personales. No aplican para los resultados o los análisis elaborados por PROSECONSEL S.A.S., en virtud de exámenes poligráficos, pruebas psicotécnicas, visitas domiciliarias, estudios de seguridad o análisis de referencias. Dichos resultados y análisis son reservados, se encuentran protegidos por el derecho de autor, son confidenciales y sólo pueden ser develados si media autorización del cliente o por orden de autoridad competente.

 

 

CAPÍTULO V

DISPOSICIONES FINALES Y VIGENCIA

Artículo 32. Comunicación. La existencia de ésta política será informada a cada Titular al momento de obtener la autorización a través del Aviso de Privacidad. Así mismo, esta política será publicada y accesible al público a través de la página web: http://www.proseconsel.co/

Artículo 33. Periodo de vigencia de las bases de datos de PROSECONSEL SAS: El periodo de vigencia de las Bases de Datos cuyo Responsable sea PROSECONSEL S.A.S., será desde la fecha de la autorización hasta el cese de las operaciones de la empresa o de la sociedad, respectivamente.

Artículo 34. Modificaciones a la Política de Tratamiento de Datos Personales:  Cuando la presente Política tenga cambios sustanciales respecto de la identificación del Responsable, así como de la finalidad del Tratamiento de los datos personales que puedan afectar el contenido de la Autorización, PROSECONSEL S.A.S., como Responsable, deberá comunicar dichos cambios al Titular antes de implementar la nueva política. Así mismo, PROSECONSEL S.A.S., deberá obtener del Titular una nueva autorización cuando el cambio haga referencia a la finalidad del Tratamiento.

Artículo 35. Vigencia. Esta política entra en vigencia a partir del 2 de Mayo de 2017.

 

 

“BLINDAR EN SEGURIDAD, ES NUESTRA PRIORIDAD”.

 

SEDE BOGOTÁ COLOMBIA

Cra 29 A 74-70

BARRIO ONCE DE NOVIEMBRE